A planilha eletrônica, através dos anos passados, evoluiu muito em funções agregadas, otimizações de cálculos e procedimentos, e, principalmente, quanto à segurança e qualidade da entrada de dados pelo usuário para um determinado demonstrativo.

Uma forma de garantir essa qualidade e a segurança dos dados é validá-los. Muitos usuários recebem uma planilha para preencher e simplesmente saem digitando sem critério nenhum os dados da planilha. Com a validação de dados a planilha recebe somente o que realmente necessita para ser calculada.

Para explicar essa validação, vamos criar a planilha abaixo: Após criada a sua planilha, selecione a faixa B7.E11, como mostra a figura abaixo: Imagine que desejamos criar um boletim escolar simples para um aluno controlar suas avaliações bimestrais, e que segundo os critérios de avaliação bimestral da escola do exemplo, as notas bimestrais do aluno serão valores compreendidas no intervalo de 0 a 10 (zero e dez), podendo assumir valores fracionários. Use a sequência de comandos abaixo para criar a sua regra de validação para os valores da planilha.

Dê o comando:

Data > Validity... > Você recebe uma tela como a que está abaixo: Na guia "Criteria" você informa qual é a sua regra de validação de dados, isto é, os valores que poderão ser colocados na faixa selecionada. Preencha esta guia da seguinte forma, mostrada abaixo: Na guia "Input Help" você informa a ajuda para quem vai preencher a tabela, segundo a sua regra de validação, isto é, um informativo para alertar a pessoa que preenche a tabela. Preencha esta guia da seguinte forma, mostrada abaixo: Na guia "Error Alert" você pode retornar uma mensagem de erro caso o valor entrado esteja fora das validações necessárias, e, promove uma ação previamente escolhida para o erro, isto é, os valores não serão aceitos e um procedimento será disparado. Preencha esta guia da seguinte forma, mostrada abaixo: Ao finalizar o comando, observe o resultado na sua tela e as mensagens mostradas em toda a área selecionada para a regra de validação. Digite algumas notas para as disciplinas, dentro do intervalo de 0 a 10 e perceba que os valores são colocados nas células adequadamente. Agora... se você digitar um valor fora da do intervalo de validação, vai receber uma mensagem de erro como a que preparamos na guia "Error Alert".

Espero que tenham gostado do artigo. Lembrem-se de que a qualidade dos dados de um sistema ou tabela é fundamental para o bom funcionamento e retorno da informação desejada.

Até a próxima!

[1] Comentário enviado por Teixeira em 25/11/2009 - 13:07h:

Parabéns por mais este artigo.
É importante que as pessoas aprendam a resolver problemas do dia a dia, e não apenas arbir, fechar e copiar.
Tenho para mim que na maioria das aplicações essa planilha não fica em nada a dever àquela famosa (que é cópia de outra famosa)...